Privaatsuspõhimõtted

VIKING SECURITY AS

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE TINGIMUSED

Kehtivad alates 01.11.2026

Käesolev dokument tutvustab põhimõtteid, mille alusel Viking Security AS (edaspidi Viking) töötleb Teie isikuandmeid. Tingimused kehtivad füüsilisest isikust klientidele, potentsiaalsetele klientidele, nende esindajatele ja kontaktisikutele, veebilehe külastajatele, tööle kandideerijatele ning teistele meiega suhtlevatele isikutele. Kliendi korraldusel turvateenuse käigus töödeldavate isikuandmete kohta kohaldatakse lisaks kliendi kui vastutava töötleja andmekaitsetingimusi ja poolte andmetöötluslepingut.

1. Roll andmete töötlemisel

Viking Security AS (edaspidi Viking), registrikood 10026845, aadress Pärnu mnt 186, Tallinn, telefon +372 671 1080, e-post info@vikingsecurity.ee, tegutseb isikuandmete töötlemisel sõltuvalt töötlemise eesmärgist kas vastutava või volitatud töötlejana.

• Viking on vastutav töötleja, kui määrab ise isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid. See hõlmab näiteks kliendi- ja koostöösuhete haldamist, päringutele vastamist, pakkumuste koostamist, lepingute sõlmimist ja täitmist, arveldamist, värbamist ning veebilehe ja infosüsteemide haldamist.
• Viking on volitatud töötleja, kui töötleb isikuandmeid kliendi nimel ja tema juhiste alusel turvateenuste või muude teenuste osutamisel. Sellised teenused hõlmavad näiteks mehitatud ja tehnilist valvet, häirete töötlemist, videovalvet, läbipääsuhaldust, ürituste turvalisuse tagamist, inventeerimist ning turva- ja IT-lahendusi. Töödeldavateks andmeteks võivad olla muu hulgas videosalvestised, ligipääsuandmed, häiresündmuste teave ja külastajate andmed.

Kui Viking tegutseb volitatud töötlejana, on vastutav töötleja teenuse tellija, kes määrab andmete töötlemise eesmärgid ja õigusliku aluse ning vastutab andmesubjektide teavitamise eest. Viking töötleb andmeid üksnes teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses ja vastavalt kliendiga sõlmitud lepingule, mis vastab isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) artikli 28 nõuetele.

Isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes saab pöörduda Vikingi andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil dpo@tkmgrupp.ee. Kui Viking tegutseb volitatud töötlejana, tuleb oma isikuandmetega seotud taotlused üldjuhul esitada teenuse tellijale kui vastutavale töötlejale.

2. Töödeldavad isikuandmed

Olenevalt suhtest ja teenusest võivad andmed hõlmata: nime, ametikohta, ettevõtet, kontaktandmeid; päringute ja suhtluse sisu; lepingu-, objekti- ja kontaktisikute andmeid; arveldus- ja makseteavet; veebilehe tehnilisi andmeid (IP-aadress, seadme ja brauseri andmed, külastuslogid); koolitusel osalemise andmeid; kandideerimisavaldust, CV-d ja kvalifikatsiooniandmeid.

Turvateenuse käigus võivad kliendi korraldusel töödeldavad andmed sisaldada videokujutisi ja vajaduse korral heli, häire- ja sündmuslogisid, valve sisse- ja väljalülitamise ajalugu, ligipääsuõigusi ja läbipääsusündmusi, objekti kontaktisikuid, sõiduki registreerimismärke ning turvaintsidendiga seotud kirjeldusi. Isikukaitse, rahaveo, tuleohutuse ja muude eriteenuste andmekoosseis sõltub tellitud teenusest ja dokumenteeritud juhistest.

Eriliigilisi andmeid töödeldakse ainult juhul, kui selleks on eraldi õiguslik alus ja vajalikud kaitsemeetmed.

3. Eesmärgid ja õiguslikud alused

Viking lähtub isikuandmete töötlemisel minimaalsuse põhimõttest ehk töötleme vaid neid andmeid ja vastavas ulatuses, mis on konkreetse eesmärgi saavutamiseks vajalikud.

Eesmärk	Töödeldavad andmed	Õiguslik alus
Päringud, konsultatsioonid ja pakkumused	Nimi, kontaktandmed, objekti ja vajaduste kirjeldus	GDPR art 6 lg 1 p b (lepingueelsed toimingud) või p f (õigustatud huvi)
Lepingute sõlmimine, teenindus ja arveldamine	Kliendi ja esindaja andmed, lepinguandmed, arved, makseandmed	Art 6 lg 1 p b või f; raamatupidamiskohustuste täitmisel p c
Kliendisuhete haldamine ja analüüs	Kontaktandmed, suhtlusajalugu, teenuste kasutamise ja tellimuste andmed	Art 6 lg 1 p b või f
Teenuste pakkumine, haldamine ja arendamine	Kontaktandmed, tagasiside, teenustega seotud andmed	Art 6 lg 1 p b või f
Koolitused ja muud tellitud teenused	Osaleja nimi, kontaktandmed, registreerimis- ja osalemisandmed, vajadusel väljastatud tõendid	Art 6 lg 1 p b, c või f sõltuvalt töötlemisest
Otseturundus ja kliendiküsitlused	Kontaktandmed, nõusolekuandmed, küsitluste vastused	Art 6 lg 1 p a või f, arvestades elektroonilise otseturunduse erinõudeid
Veebilehe toimimine ja täiustamine	IP-aadress, küpsiste andmed, tehnilised logid, kasutusstatistika	Art 6 lg 1 p f või a; seadusest tuleneval juhul p c
Värbamine	CV, kontaktandmed, töökogemus, kvalifikatsioon, kandideerimisega seotud suhtlus	Art 6 lg 1 p b või f; seadusest tuleneval juhul p c
Isikute ja vara kaitse Vikingi enda tegevuses	Videopilt, külastusandmed, turvaintsidentide andmed	Art 6 lg 1 p f või c
Vaidluste ja nõuete menetlemine	Lepingu- ja sündmusdokumendid, suhtlus, nõuetega seotud andmed	Art 6 lg 1 p f või c
Seadusest tulenevate kohustuste täitmine	Kohustuse täitmiseks vajalikud isikuandmed	Art 6 lg 1 p c
IT-süsteemide ja andmete turvalisuse tagamine	Kasutajakontode andmed, IP-aadressid, ligipääsu- ja turvalogid	Art 6 lg 1 p f või c

 

Õigustatud huvi kasutamisel kaalume oma huvi andmesubjekti õiguste ja vabadustega. Nõusoleku saab igal ajal tagasi võtta; see ei mõjuta varasema töötlemise õiguspärasust. Lepinguks või seadusest tulenevalt vajalike andmete esitamata jätmisel ei pruugi olla võimalik teenust osutada või kohustust täita.

4. Isikuandmete allikad

Viking kogub isikuandmeid eelkõige Teilt endalt, näiteks veebilehe päringuvormide, avalduste, lepingute, kirjavahetuse ja muu suhtluse kaudu.

Vajaduse korral võib Viking kontrollida Teie esitatud andmete õigsust ning koguda täiendavaid andmeid avalikest registritest ja muudest õiguspäraselt kasutatavatest allikatest, näiteks äriregistrist või maksehäireregistrist.

Tööle kandideerijate andmeid võib Viking saada ka värbamisettevõtetelt, tööportaalidest ja erialastest suhtlusvõrgustikest (nt LinkedIn, CV-Online, CV Keskus) ning kandidaati soovitanud isikutelt.

Turvateenuste osutamisel võib Viking saada isikuandmeid ka teenuse tellijalt ning tema kasutatavatest turva- ja valvesüsteemidest, näiteks videovalve, läbipääsukontrolli ja häiresüsteemide kaudu. Sellisel juhul töötleb Viking andmeid üldjuhul kliendi kui vastutava töötleja nimel ja juhiste alusel.

Seaduses sätestatud juhtudel või muu õigusliku aluse olemasolul võib Viking saada isikuandmeid ka riigiasutustelt, koostööpartneritelt ja muudelt kolmandatelt isikutelt.

5. Tööle kandideerimine

Viking töötleb tööle kandideerijate isikuandmeid eesmärgiga hinnata nende sobivust kandideeritavale ametikohale ja viia läbi värbamisprotsess.

Lisaks kandideerija esitatud andmetele võib Viking vajaduse korral koguda töökoha nõuetest lähtuvat täiendavat teavet avalikest registritest, andmebaasidest ja muudest õiguspärastest allikatest. Kandideerija soovitajate või endiste tööandjatega võetakse ühendust üksnes kandideerija eelneval nõusolekul.

Turvateenuste osutamisega seotud ametikohtadele kandideerimisel võib Viking teha täiendavaid taustakontrolle, et hinnata kandidaadi vastavust turvategevust reguleerivatest õigusaktidest tulenevatele nõuetele. Sellised kontrollid võivad hõlmata muu hulgas seaduses sätestatud kvalifikatsiooni-, tervise- ja usaldusväärsusnõuetele vastavuse kontrollimist, sealhulgas karistusandmete kontrollimist seadusega lubatud ulatuses.

Kandideerimisega seotud isikuandmetele ja dokumentidele on juurdepääs ainult selleks volitatud värbamisprotsessis osalevatel isikutel.

Valituks osutunud kandidaadi andmeid säilitatakse vastavalt töösuhtele kohaldatavatele õigusaktidele ja Vikingi andmete säilitamise korrale. Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitatakse kuni 1 aasta ja 4 kuud pärast värbamisotsuse tegemist võimalike õigusnõuete kaitsmiseks. Kandideerija nõusolekul võib tema andmeid säilitada kuni 2 aastat, et teha talle tulevikus uusi tööpakkumisi.

6. Küpsiste kasutamine

Veebileht https://vikingsecurity.ee/ kasutab küpsiseid. Küpsis on pisike tekstifail, mille veebilehitseja salvestab automaatselt kasutaja poolt kasutatavasse seadmesse. Küpsiseid kasutatakse teabe kogumiseks selle kohta, kuidas kasutaja veebilehte kasutab, eesmärgiga pakkuda kasutajale paremat kasutajakogemust

Küsime Teilt luba selliste küpsiste kasutamiseks, mida ei ole tingimata vaja meie veebisaidi põhifunktsioonide toimimiseks või meie veebisaidil Teie poolt soovitud teenuse pakkumiseks.

7. Otseturundus ja rahulolu-uuringud

Viking  võib Teie nõusoleku alusel kasutada Teie poolt edastatud isikuandmeid, et edastada Teile infot sooduspakkumiste, kampaaniate ja pakkumiste kohta ning viia läbi rahulolu-uuringuid.

Juhul, kui Te ei soovi enam Viking otsepakkumisi saada, on Teil igal ajal õigus võtta isikuandmete töötlemise nõusolek tagasi järgides otsepostituses olevaid juhiseid või pöördudes Viking poole e-posti aadressil dpo@tkmgrupp.ee.  Nõusoleku tagasivõtmine ei rakendu tagasiulatuvalt, s.t see ei mõjuta enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud isikuandmete töötlemist.

8. Andmete saajad

Teatud juhtudel on Vikingil teenuste osutamiseks, lepinguliste ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks vaja edastada Teie isikuandmeid kolmandatele isikutele. Oleme andmete saajad jaganud järgmistesse kategooriatesse:

(i) Eraldiseisvad vastutavad töötlejad:

• pangad ning makse- ja finantsteenuste pakkujad;
• audiitorid, advokaadid, notarid ja muud õigus- või nõustamisteenuste osutajad;
• kindlustusandjad ja kahjukäsitlusega seotud teenuseosutajad.

(ii) Kaasvastutavad töötlejad:

TKM Grupi ettevõtted, kui isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid määratakse ühiselt.

(iii) Vikingile teenuseid osutavad koostööpartnerid, kes töötlevad isikuandmeid Vikingi nimel ja üksnes kokkulepitud teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses. Sellised koostööpartnerid võivad olla:

• turvateenuste osutamisega seotud alltöövõtjad, sealhulgas valve- ja patrullteenuste ning tehniliste turvalahenduste pakkujad;
• IT- ja sideteenuste osutajad, sealhulgas tarkvara-, pilve-, hooldus- ja tugiteenuste pakkujad;
• raamatupidamis-, dokumendihaldus-, personali- ja värbamisteenuste osutajad;
• posti-, sõnumi- ja e-posti teenuste ning turunduslahenduste pakkujad.

(iv) Avaliku võimu organid ja järelevalveasutused, sealhulgas Politsei- ja Piirivalveamet, Päästeamet, Andmekaitse Inspektsioon, kohtud ja prokuratuur, kellele Viking edastab isikuandmeid seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks või muu õigusliku aluse olemasolul. Turvategevuse seadusest tulenevate kohustuste täitmisel võib Viking edastada pädevatele asutustele ka turvategevuse käigus kogutud andmeid, sealhulgas turvaintsidentide, häiresündmuste ja õigusrikkumistega seotud teavet.

Turvateenuste osutamisel volitatud töötlejana võib Viking edastada isikuandmeid teenuse tellijale kui vastutavale töötlejale ning tema juhiste alusel teistele õigustatud isikutele. Teiste volitatud töötlejate kaasamine toimub vastavalt kliendiga sõlmitud lepingule ja isikuandmete kaitse üldmääruse nõuetele.

Viking ei edasta üldjuhul isikuandmeid väljapoole Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda. Kui selline edastamine on vajalik, toimub see kooskõlas isikuandmete kaitse üldmäärusega, rakendades asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks Euroopa Komisjoni kinnitatud andmekaitse standardklausleid, kui puudub Euroopa Komisjoni piisava kaitse otsus.

9. Tähtajad

Viking säilitab isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik nende töötlemise eesmärgi täitmiseks või seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

Andmed	Säilitamise tähtaeg
Kliendi- ja lepingulised andmed	Lepingu kehtivuse ajal ja kuni 3 aastat pärast selle lõppemist, kui seadus ei näe ette pikemat tähtaega.
Raamatupidamisandmed	7 aastat vastavalt seadusele.
Päringud ja pakkumused	Kuni 1 aasta pärast viimast suhtlust, kui lepingut ei sõlmita.
Turundusandmed	Kuni nõusoleku tagasivõtmiseni või turundusest loobumiseni.
Tööle kandideerijate andmed	Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid kuni 1 aasta ja 4 kuud; nõusolekul tulevaste pakkumiste tegemiseks kuni 2 aastat.
Videovalve ja turvasündmuste andmed	Vastavalt töötlemise eesmärgile, seadusest tulenevatele nõuetele või kliendiga sõlmitud lepingule.
Veebilehe ja IT-süsteemide andmed	Vastavalt töötlemise eesmärgile ja süsteemide turvalisuse tagamise vajadusele.
Õigusnõuetega seotud andmed	Kuni nõuete aegumiseni või vaidluse lõpliku lahendamiseni.

 

Kui Viking tegutseb turvateenuste osutamisel volitatud töötlejana, määrab säilitustähtajad üldjuhul teenuse tellija. Viking lähtub kliendi juhistest ja lepingust, arvestades seadusest tulenevaid kohustusi.

Pärast säilitustähtaja möödumist andmed kustutatakse või muudetakse anonüümseks, kui seadus ei nõua nende edasist säilitamist.

10. Turvalisus

Viking lähtub isikuandmete töötlemisel kehtivatest õigusaktidest ja andmekaitse parimatest praktikatest, et tagada isikuandmete turvalisus kogu nende töötlemise vältel.

Rakendame asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke turvameetmeid, et kaitsta isikuandmeid juhusliku või ebaseadusliku hävimise, kaotsimineku, muutmise, loata avalikustamise ja volitamata juurdepääsu eest. Nõuame asjakohaste turvameetmete rakendamist ka oma koostööpartneritelt, kes töötlevad isikuandmeid meie nimel.

Volitatud töötlejana lähtub Viking isikuandmete töötlemisel kliendi kui vastutava töötleja dokumenteeritud juhistest ning kokkulepitud tehnilistest ja korralduslikest turvameetmetest. Seejuures tagab Viking talle kohalduvate andmekaitsenõuete täitmise ja rakendab isikuandmete kaitseks vajalikke turvameetmeid kooskõlas õigusaktide ja kliendiga sõlmitud lepinguga.

11. Teie õigused seoses isikuandmete töötlemisega

Teil on isikuandmete kaitse üldmääruse alusel järgmised õigused:

• Õigus andmetega tutvuda: Teil on õigus saada teavet selle kohta, kas ja milliseid Teie isikuandmeid Viking töötleb, ning saada nendest koopia.
• Õigus andmete parandamisele: Teil on õigus nõuda ebaõigete või mittetäielike isikuandmete parandamist või täiendamist.
• Õigus andmete kustutamisele: Teatud juhtudel on Teil õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, näiteks kui andmeid ei ole enam vaja või võtate tagasi nende töötlemiseks antud nõusoleku. Viking võib andmete kustutamisest keelduda, kui nende säilitamine on vajalik seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks või õigusnõuete kaitsmiseks.
• Õigus töötlemise piiramisele: Teil on õigus seaduses sätestatud juhtudel nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist, näiteks kui vaidlustate andmete õigsuse.
• Õigus esitada vastuväiteid: Teil on õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele, kui töötlemine põhineb Vikingi õigustatud huvil. Otseturunduse eesmärgil toimuvale töötlemisele võite igal ajal vastuväite esitada.
• Õigus andmete ülekandmisele: Kui isikuandmete töötlemine põhineb Teie nõusolekul või lepingul ning toimub automatiseeritult, on Teil õigus saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul ja võimaluse korral edastada need teisele teenusepakkujale.
• Õigus nõusolek tagasi võtta: Kui isikuandmete töötlemine põhineb Teie nõusolekul, võite selle igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne seda toimunud töötlemise õiguspärasust.

Oma õiguste teostamiseks saate pöörduda Vikingi andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil dpo@tkmgrupp.ee. Vajaduse korral võime paluda Teie isikusamasuse kinnitamist.

Vastame Teie taotlusele üldjuhul ühe kuu jooksul. Keerukamate taotluste korral võime tähtaega pikendada kuni kahe kuu võrra, teavitades Teid sellest ja pikendamise põhjustest.

Kui Viking tegutseb volitatud töötlejana, näiteks kliendi valveobjektil videovalvet teostades, tuleb oma õiguste teostamiseks üldjuhul pöörduda teenuse tellija kui vastutava töötleja poole. Viking abistab klienti andmesubjektide taotluste lahendamisel vastavalt õigusaktidele ja sõlmitud lepingule.

Kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemisel on rikutud Teie õigusi, on Teil õigus esitada kaebus TKM Grupp AS vihjeliinile vihje@tkmgrupp.ee; Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee) või pöörduda kohtusse (www.kohus.ee)